Aufgrund der Corona-Krise haben viele Arbeitgeber ihre Büromitarbeiter in das Home-Office „umgesiedelt“. So haben die Bundeskanzlerin und die Regierungschefs der Länder die Unternehmen dazu aufgefordert, wo immer dies umsetzbar ist, Heimarbeit zu ermöglichen. Ergänzend heißt es in den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards des Bundesarbeitsministeriums für die aktuelle Pandemielage: „Büroarbeiten sind nach Möglichkeit im Home-Office auszuführen, insbesondere, wenn Büroräume von mehreren Personen mit zu geringen Schutzabständen genutzt werden“.
Der Schutz vor Ansteckung und die resultierenden Maßnahmen werden das Arbeitsleben noch viele Monate beeinflussen. Unternehmen sollten daher möglichst frühzeitig beginnen, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, die langfristig einen bestmöglichen Infektionsschutz gewährleisten. Der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA) gibt Empfehlungen für die Büroarbeit in der Corona-Krise. Bei der Rückkehr an den Büroarbeitsplatz heißen die wichtigsten Regeln weiterhin Abstand und Hygiene. Hier geben die genannten Arbeitsschutzstandards des Arbeitsministeriums den Rahmen vor. Unter anderem soll ein Abstand von mindestens 1,50 m eingehalten werden. Außerdem sei die Arbeit so zu organisieren, dass Mehrfachbelegungen von Räumen vermieden werden können bzw. ausreichende Schutzabstände gegeben sind.
Gerade in Gruppen- oder Großraumbüros stellt sich diese Anforderung gleichwohl als schwierig umsetzbar dar. Denn viele Büroräume können nicht bis zu ihrer vollen Kapazität besetzt werden, ohne dass es zu Unterschreitungen der erforderlichen Schutzabstände kommt. Daher kann es erforderlich sein, Teams in zwei Gruppen zu unterteilen, welche die begrenzte Bürofläche zu unterschiedlichen Zeiten nutzen, während die jeweils andere Gruppe im Home-Office arbeitet. Auch müssen seitliche Abgrenzungen zwischen Arbeitsplätzen und Durchgangs- sowie Verkehrswegen gewährleistet sein.
Auch die Anordnung der einzelnen Arbeitsplätze sollte hinsichtlich des erforderlichen Mindestabstands von 1,50 m optimiert werden. Dabei ist das Arbeitsstättenrecht in Deutschland, welches Flächen pro Person, Arbeitsplatzmaße und Abstände definiert, schon eine gute Orientierung, durch die in vielen Büros bereits ein Großteil der Anforderungen erfüllt wird. Wer bislang alle Optionen zur Flächenverdichtung ausgenutzt hat, muss jetzt allerdings einige Anpassungen vornehmen:
· Die Mindesttiefe für Schreibtische beträgt in Deutschland 80 cm. Werden zwei Tische direkt gegenüber voneinander platziert, ist also – je nach Körperhaltung – ein Mindestabstand von 1,50 m nicht durchgängig gewährleistet. Sofern keine Möglichkeit besteht, einen der beiden Plätze freizuhalten, sollte eine zusätzliche Abschirmung angebracht werden. Diese sollte die Mund- und Nasenpartie deutlich überragen.
· Falls Sitz-Steh-Arbeitstische genutzt werden, müssen die Abschirmungen so angebracht werden, dass sie sich zusammen mit der Tischfläche nach oben oder unten bewegen. Wo dies nicht möglich ist, sollten sich gegenüberliegende Arbeitsplätze stets in derselben Position befinden. Dies verhindert eine mögliche Virenverbreitung von stehenden auf sitzende Personen.
· Der Standard-Arbeitsplatz hat eine Breite von mindestens 1,60 m. Das Arbeitsstättenrecht lässt allerdings Ausnahmen zu, so kann an in Reihe aufgestellten Tischen die Arbeitsplatzbreite auf 1,20 m verringert werden. In dem Fall müssen die Abstände zwischen den einzelnen Elementen vergrößert oder zusätzliche Abschirmungen installiert werden.
· Seitliche Abschirmungen der Arbeitsplätze zu angrenzenden Wegeflächen sollten ebenfalls geprüft werden. Um eine ausreichende Abschirmung auf Stehhöhe zu gewährleisten, können vorhandene Stellwände mit transparenten Aufsätzen aus Glas oder Kunststoff ergänzt werden. Diese und andere Maßnahmen bringen auch nach der Corona-Krise Vorteile bei Schallschirmung und Privatheit.
· Für häufig genutzte Wege innerhalb größerer Büroeinheiten sollte möglichst eine Laufrichtung festgelegt und markiert werden.
Bei der Umsetzung der Corona-spezifischen Arbeitsschutzstandards sollte eine langfristige Ausrichtung im Fokus stehen, da diese Schutzmaßnahmen das Arbeitsleben wohl noch viele weitere Monate beeinflussen werden. Um eine fachgerechte und langfristige Umsetzung zu gewährleisten, können Unternehmen auch auf die kompetente Beratung von Büromöbelexperten wie den Quality Office-Fachberatern zurückgreifen.
Einmal ins Büro zurückgekehrt, stellen vor allem die gemeinsam genutzten Räumlichkeiten eine Herausforderung im Arbeitsalltag dar. An Orten wie Aufzügen, Küchen oder Besprechungsräumen, an denen häufig Personenansammlungen entstehen, empfiehlt das Arbeitsministerium sichere Schutzabstände und Warteflächen, die mit Klebeband markiert sind. Versetzte Arbeits- und Pausenzeiten sind außerdem hilfreich, um den Mindestabstand im Kontakt zu den Kollegen zu gewährleisten.
Nonterritoriale Arbeitsweisen, welche keine feste Zuordnung von Arbeitsplätzen vorsehen, erweisen sich unter den aktuellen Umständen ebenfalls als problematisch. Um einer Ansteckungsgefahr durch geteilte Büroausstattung entgegenzuwirken, sollten Unternehmen auf nonterritoriales Arbeiten und Desk-Sharing in den nächsten Wochen verzichten und ihren Mitarbeitern feste Arbeitsplätze zuweisen. Wo dies nicht möglich ist, müssen die Arbeitsflächen regelmäßig mit geeigneten Mitteln desinfiziert werden. Tastatur und Maus sollten jeweils nur von einer Person genutzt werden und ggf. von einem Rechner zum anderen umziehen.
Die aktuellen Entwicklungen bedeuten aber nicht, dass die New Work Trends der modernen Arbeitswelt wieder durch Einzelbüros und statische Arbeitsweisen abgelöst werden. „Dass sich die Anforderungen an den Büro-Arbeitsplatz ständig dynamisch verändern, ist schon länger der Fall – und zumindest das kommt den Unternehmen in der Corona-Krise bei allen sonstigen negativen Auswirkungen zugute. Besonders das flexible Arbeiten, auch aus dem Home-Office, wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen“, betont Hendrik Hund, Vorsitzender des IBA. Umso wichtiger sei es für Arbeitgeber weiterhin, das Büro zu einem identitäts-stiftenden Ort zu machen, der auch im Rahmen der aktuellen Gegebenheiten die Gemeinschaft stärkt sowie Kreativität und Kommunikation fördert.
Die gemeinsame Nutzung der Büroflächen führt außerdem zu erweiterten hygienischen Anforderungen, denn an dieser Stelle ist das Risiko einer Schmierinfektion hoch. Laut einer US-amerikanischen Studie können Covid-19-Viren auf Plastik- und Stahloberflächen zwei bis drei Tage lang nachgewiesen werden. Daher ist es sinnvoll, mit den Mitarbeitern vor der Rückkehr ins Büro einige Hygiene- und Verhaltensregeln zu besprechen.
Das Bundesarbeitsministerium gibt ebenfalls einige Hinweise, welche Maßnahmen am Büroarbeitsplatz sinnvoll sind:
· Befolgen der Husten- und Niesen-Etikette (in die Armbeuge)
· Regelmäßige und gründliche Handhygiene
· Regelmäßige Reinigung und Desinfektion von gemeinsam genutzten Flächen (z.B. Schrank- oder Türgriffe, Küchenutensilien und Knöpfe an Kopierer oder Kaffeemaschine) sowie des persönlichen Arbeitsplatzes
· Anstreben eines möglichst „papierlosen“ Arbeitsplatzes, da Dokumente häufig durch mehrere Hände wandern – sauber und aufgeräumt bietet der Schreibtisch Viren und Bakterien kaum Lebens-raum
· Regelmäßiges Lüften, um die Zahl der Krankheitserreger in geschlossenen Räumen zu verringern
Für die Koordination dieser Maßnahmen sei idealerweise der Arbeitsschutzausschuss des Unternehmens zuständig, andernfalls biete sich die Einrichtung eines Koordinations-/Krisenstabs an. Die gesamten Arbeitsschutzstandards des Arbeitsministeriums für die Corona-Krise sind hier abrufbar.
