Montag, 30.03.2020, 06:33 Uhr Verena Fink / Woodpecker Finch

Kommunikation ist jetzt wichtiger denn je

Verena Fink ist Gründerin der Strategieberatung Woodpecker Finch GmbH und Advisory Board Member beim kalifornischen IT-Dienstleister DocuSign Inc. Die Expertin für Digitalisierung und kundenzentrierte Business Modelle stützt ihre Beratung auf umfangreiche Erfahrung in Managementpositionen der Branchen Handel / E-Commerce, Medien und FMCG, zuletzt in der deutschen Geschäftsleitung des US-Handelskonzerns QVC mit Verantwortung für das Kundengeschäft. Die Anwendung von künstlicher Intelligenz im Kundenkontakt begleitet sie als Co-Founderin von Quorum AI, einem US-Startup für Artificial Intelligence in San Francisco.

Wir haben Frau Fink gefragt, was aus ihrer Sicht in diesen Zeiten für Unternehmen zu beachten ist. Dabei geht es um technische, rechtliche und auch menschliche Herausforderungen. Klar ist: Kommunikation ist jetzt wichtiger denn je.

möbelfertigung: Was ist bei Homeoffice rechtlich und organisatorisch zu beachten?

Was die Technik angeht ist Arbeitgeber dazu verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zum Homeoffice bereitzustellen also zum Beispiel VPN-Verbindung, Laptop, Telefon oder Drucker. Kommunikationsplattformen wie Skype oder Slack sollten möglichst einheitlich für das Unternehmen entschieden und mit den Mitarbeitern besprochen werden.

Wie auch im Büro gilt, die Mitarbeiter müssen sich im Homeoffice an das Arbeitszeitgesetz und Pausenzeiten halten. Sie sind dazu verpflichtet, ein sicheres und funktionierendes Arbeitsumfeld zu nutzen. Schäden an Arbeitsgeräten sind durch die Betriebshaftpflicht versichert. Woran viele Mitarbeiter im Homeoffice bislang nicht gedacht haben: Grundsätzlich sind die Mitarbeiter auch von zu Hause gesetzlich versichert, allerdings nur bei Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Arbeit also nicht beim Gang in die Küche oder zum WC.

Die Mitarbeiter müssen sich natürlich auch im Homeoffice an die allgemeinen Richtlinien zum Datenschutz halten. Das heißt, Daten dürfen nicht in privaten Räumen für andere zugänglich sein, müssen verschlüsselt und verschlüsselt versendet werden. Der Arbeitgeber muss daher auch eine Verbindung zum Firmennetzwerk über VPN zu Verfügung stellen, um vor Datenlecks bei der Übertragung zu schützen.

 

möbelfertigung: Wie bereitet man die Mitarbeiter vor, beziehungsweise wie führt man sie „aus der Ferne“?

Die Beziehung zu Homeoffice Mitarbeitern sollte auf die Distanz besonders gestärkt werden, indem durch regelmäßige und auch persönliche Gespräche ein ständiger Kontaktkanal sichergestellt ist. Viele Führungskräfte rufen ihre Mitarbeiter aktuell täglich kurz an, um zu klären wie es ihnen geht, was sie behindert und wie sie ihre Arbeit strukturieren können. Die Kommunikation und der Informationsaustausch spielen gerade im Homeoffice während der aktuellen Lage von sozialer Isolation eine enorm wichtige Rolle. Teams, die jetzt aktiv neue Meetingkulturen testen in Form von Skype, Zoom, Microsoft Teams oder Slack, profitieren davon, den Teamdialog per Video nahbarer zu gestalten. Führungskräfte können jetzt aktiv Zusammenhalt und Motivation stärken, indem sie Erfolge sichtbar machen, auch von den Kollegen, die zuhause sitzen.

 

möbelfertigung: Wie geht man mit der emotionalen Belastung der Mitarbeiter um? Z.B. wenn Kurzarbeit nötig wird?

Mitarbeiter, die von Kurzarbeit betroffen sind, sollten unbedingt persönlich abgeholt werden und die Hintergründe erklären. Führungskräfte, die ihr Handeln gut begründen und kommunizieren, machen es für Mitarbeiter leichter, das Notwenige nachzuvollziehen. Ich erlebe viele Organisationen, die das gut gemeinsam organisieren in dem Spirit „Wir schaffen das, wenn wir es alle als unsere Aufgabe betrachten“. Wichtig ist dabei, transparent und einheitlich zu kommunizieren: von der Geschäftsführung über die Personal- und Rechtsabteilung bis zur direkten Führungskraft. Ansprechpartner sollte grundsätzlich immer die Führungskraft sein. In solchen Gesprächen lassen sich Fragen und Sorgen klären und gemeinsame Lösungen finden. Arbeitgeber können auch Unterstützungsangebote recherchieren und vermitteln (von staatlichen Programmen über regionale Angebote bis zur Nachbarschaftshilfe). Vergessen Sie dabei nicht danke zu sagen, Ihre Mitarbeiter leisten gerade Außergewöhnliches.

 

möbelfertigung: Können sich auch Chancen ergeben?

Auf jeden Fall! Jedes Business, das seine Kunden kennt, kann sich jetzt fragen: Was sind deren Schmerzpunkte in den kommenden Monaten und wie können wir dafür Lösungen anbieten. Teams, die jetzt reflektieren, warum und wo sie durch Corona besonderer getroffen sind, die haben Kraft und Motivation, verpasste Veränderungen jetzt anzuschieben. Firmenchefs oder Mitarbeiter, die sich bisher schwer getan haben mit Homeoffice oder Video-Konferenzen, erleben gerade, wie hilfreich solche Lösungen sein können. Das öffnet den Weg für die digitalen Transformierer im Unternehmen.

Wer das Verhalten von Möbelkäufern beobachtet, kann jetzt lernen, wohin sich die Nachfrage entwickelt und für diese Sortimente im eigenen Portfolio aufrüsten.

Die Zeit kann zusätzlich genutzt werden, den eigenen Onlineshop aufzusetzen, ihn zu optimieren oder neue Angebots- und Vertriebsstrategien zu entwickeln.


Wer an Verena Finks reichem Erfahrungsschatz in Sachen Digitalisierung und vor allem Künstliche Intelligenz teilhaben möchte, kann das zum Beispiel mit ihrem Buch  Quick Guide KI-Projekte - einfach machen: Künstliche Intelligenz in Service, Marketing und Sales erfolgreich einführen.

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